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オフィスでの最適な机の配置・レイアウトは?基本のパターンを解説!

オフィスの机の配置に悩んでいませんか?適切なレイアウトは業務効率や従業員の満足度に大きく影響します。しかし、限られたスペースで最適な配置を見つけるのは容易ではありません。
オフィスには、基本的にたくさんの机が並んでいます。オフィスの机はどのように並べるのが良いのでしょうか。オフィスの机の並べ方は、意外とさまざまな種類があります。それぞれの業務に適した机の配置にすることが、業務効率化に大きく関係しているのです。

今回は、オフィスの机を効果的に配置するにはどうしたらいいのかについて解説します。具体的な配置パターンや注意点についても触れるので、オフィスに最も適した机の配置をおこないたいと考えている人はぜひ参考にしてください。

オフィスの机を効果的に配置するには?配置パターンや注意点を解説
オフィスでの最適な机の配置・レイアウトは?基本のパターンを解説

本記事では、オフィスの机の配置パターンや注意点について詳しく解説していきます。ぜひ最後までご一読ください。

オフィスレイアウトの重要性

オフィスレイアウトは、机の並べ方以上の意味を持っています。適切なレイアウトは、従業員の生産性や満足度を向上させ、企業文化を形成する上でも重要な役割を果たします。一方で、不適切なレイアウトは、コミュニケーションの障害や業務効率の低下を引き起こす可能性があります。

業務効率への影響

適切なオフィスレイアウトは、業務効率を大幅に向上させる可能性があります。例えば、関連する部署や機能を近くに配置することで、情報の流れがスムーズになり、意思決定のスピードが上がります。また、必要な設備や資料へのアクセスが容易になることで、作業時間の短縮にもつながります。 逆に、不適切なレイアウトは、従業員の動線を長くしたり、必要な情報や資源へのアクセスを困難にしたりすることで、業務効率を低下させる原因となります。そのため、オフィスレイアウトを検討する際には、業務の流れや従業員の動きを十分に考慮することが重要です。

従業員の満足度と健康への影響

オフィスレイアウトは、従業員の満足度や健康にも大きな影響を与えます。快適で機能的な環境は、従業員のモチベーションを高め、ストレスを軽減することができます。例えば、適切な照明や換気、適度なプライバシーが確保されたワークスペースは、従業員の集中力を高め、疲労を軽減する効果があります。 また、人間工学に基づいたデスクや椅子の配置は、長時間のデスクワークによる身体的な負担を軽減し、健康問題の予防にもつながります。さらに、適度なオープンスペースや休憩エリアを設けることで、従業員のリフレッシュやコミュニケーションを促進することができます。

コミュニケーションへの影響

オフィスレイアウトは、従業員間のコミュニケーションの質と量に大きな影響を与えます。適切に設計されたオープンスペースは、部門間の交流を促進し、アイデアの共有やコラボレーションを活性化させる可能性があります。一方で、過度にオープンな環境は、騒音やプライバシーの問題を引き起こす可能性もあります。 バランスの取れたレイアウトは、フォーマルな会議やプレゼンテーションのためのスペースと、カジュアルな対話や即席のミーティングのためのスペースを適切に組み合わせることで実現できます。このようなレイアウトは、多様なコミュニケーションニーズに対応し、組織全体の情報の流れを改善できます。

オフィスの机の配置パターンと効果

オフィスの机の配置には、様々なパターンがあります。それぞれの配置パターンには、独自のメリットとデメリットがあり、企業の業務内容や文化に応じて最適なパターンを選択することが重要です。ここでは、代表的な配置パターンとその特徴について詳しく見ていきましょう。

島型レイアウト(対向型レイアウト)

島型レイアウト、または対向型レイアウトは、日本のオフィスで最も一般的に見られる配置パターンの一つです。この配置では、複数の机を向かい合わせに配置し、「島」を形成します。通常、4〜6人程度のグループで一つの島を構成します。 このレイアウトの最大の特徴は、チームメンバー間のコミュニケーションを促進する点です。顔を合わせる形で座ることで、情報の共有やディスカッションが容易になります。また、チーム内での協力や連携が必要な業務に適しています。 さらに、島型レイアウトは空間の効率的な活用を可能にします。複数の机を密接に配置することで、限られたオフィススペースを最大限に活用できます。また、各島をプロジェクトやチーム機能ごとに分けることで、組織構造を視覚的に表現することも可能です。

同向型レイアウト(並列型レイアウト)

同向型レイアウト、または並列型レイアウトは、すべての机が同じ方向を向いて配置されるパターンです。学校の教室のようなイメージで、「スクール式」レイアウトとも呼ばれます。 同向型レイアウトの最大の特徴は、個々の従業員が集中して作業を行いやすい環境を提供する点です。他の従業員と視線が合わないため、プライバシーが確保しやすく、集中力を要する業務に適しています。

背面型レイアウト

背面型レイアウトは、机を背中合わせに配置するパターンです。このレイアウトは、個人の作業スペースを確保しつつ、チーム内のコミュニケーションも促進できる点が特徴です。 背面型レイアウトのメリットとしては、以下のような点が挙げられます。まず、個人の作業に集中しやすい環境を提供しつつ、簡単に同僚とコミュニケーションを取ることができます。振り返るだけで同僚と対話できるため、必要に応じて素早く情報交換ができます。次に、プライバシーと開放感のバランスが取れています。正面に他の従業員がいないため、ある程度のプライバシーが確保されます。 背面型レイアウトは、個人作業と協働作業のバランスが必要な部署に適しています。例えば、クリエイティブな業務や研究開発部門など、個人の集中力と同時にチーム内での情報共有や協力が必要な職種に効果的です。

フリーアドレス型レイアウト

フリーアドレス型レイアウトは、固定の席を持たず、従業員が自由に席を選んで仕事をする形式です。このレイアウトは、近年多くの企業で採用されるようになってきました。 柔軟性が高く、日々の業務内容や協働相手に応じて最適な席を選べるのがメリットです。これにより、部署間の壁を越えたコミュニケーションが促進されます。 フリーアドレス型レイアウトは、フレキシブルな働き方を推進する企業や、クリエイティブな業務が多い企業に適しています。特に、プロジェクトベースの業務形態や、部署を越えた協働が頻繁に行われる組織で効果を発揮します。

ブース型レイアウト

ブース型レイアウトは、個々の従業員のデスクをパーティションで区切り、個室のような空間を作り出す配置パターンです。このレイアウトは、プライバシーと集中力を重視する業務に適しています。 メリットとしては、外部からの視線や騒音を遮断することで、集中を要する作業に適した空間を作り出せます。次に、個人情報や機密情報の保護に効果的です。パーティションによって、画面や書類が他者の目に触れにくくなります。 ブース型レイアウトは、高度な集中力や機密保持が必要な業務に適しています。例えば、研究開発部門や法務部門、人事部門など、個人情報や機密情報を扱う部署で効果を発揮します。また、コールセンターなど、周囲の音声が業務に影響を与える可能性がある職種にも適しています。

クラスター型レイアウト

クラスター型レイアウトは、小グループ単位で机を配置するパターンです。通常、4〜6人程度のグループで一つのクラスターを形成します。このレイアウトは、チーム内のコミュニケーションを促進しつつ、ある程度の個人スペースも確保できる点が特徴です。 メリットとしては、まず、チーム内のコラボレーションが促進されます。小グループ単位で配置されているため、チーム内での情報共有や協力が容易になります。次に、適度なプライバシーが確保できます。他のクラスターとは一定の距離があるため、他チームからの干渉が少なくなります。また、レイアウトの柔軟性が高く、プロジェクトやチーム構成の変更に応じて、容易に配置を変更可能です。 クラスター型レイアウトは、プロジェクトベースの業務形態や、小規模なチーム単位で仕事を進める組織に適しています。例えば、広告代理店やデザイン事務所、IT企業のプロジェクトチームなどで効果を発揮します。

業務効率化のために必要な机の配置条件

オフィスの机の配置を考える際には、単に見た目や流行だけでなく、実際の業務効率を向上させる観点から検討することが重要です。以下では、業務効率化のために必要な机の配置条件について詳しく見ていきましょう。

共有する設備は皆が使いやすい場所に置く

共有設備の配置は、オフィスレイアウトを考える上で非常に重要な要素です。プリンター、コピー機、ファックス、シュレッダーなどの共有設備は、すべての従業員が容易にアクセスできる場所に配置する必要があります。 これらの設備を適切に配置することで、従業員の移動時間を最小限に抑え、業務の中断を減らすことができます。例えば、オフィスの中心部や各部署の境界付近に共有スペースを設け、そこに共有設備を集中させるのも一つの方法です。 また、頻繁に使用する設備と稀に使用する設備を区別し、使用頻度に応じて配置を工夫することも効果的です。例えば、日常的に使用するプリンターは各部署の近くに配置し、大型のカラープリンターなど特殊な機器は中央の共有スペースに設置するといった具合です。 さらに、共有設備の周辺には適切なスペースを確保することも重要です。例えば、プリンター周辺には出力した書類を整理するためのカウンターを設置したり、コピー機の近くには一時的に書類を置けるテーブルを用意したりすることで、作業の効率性と快適性を高めることができます。

通路は1m程度の幅が必要となる

オフィス内の通路幅は、従業員の移動のしやすさや安全性に直接影響を与える重要な要素です。一般的に、主要な通路には最低でも1m程度の幅を確保することが推奨されています。 適切な通路幅を確保することで、従業員の移動がスムーズになり、業務の効率が向上します。狭い通路では人々がすれ違う際に立ち止まる必要があり、これが頻繁に発生すると作業の中断につながります。次に、緊急時の避難経路として機能します。火災などの緊急事態が発生した場合、十分な幅の通路は安全かつ迅速な避難を可能にします。 また、バリアフリー対応の観点からも、適切な通路幅の確保は重要です。車椅子を使用する従業員や来客が自由に移動できるよう、主要な通路は少なくとも1.2m以上の幅を確保することが望ましいでしょう。

オフィスの机の配置を考えよう

オフィスの机の配置を考えよう

これまで、様々な机の配置パターンとその効果、そして業務効率化のための配置条件について見てきました。では、実際にオフィスの机の配置を考える際には、どのようなプロセスで進めればよいでしょうか。以下では、効果的な机の配置を実現するためのステップを詳しく見ていきましょう。

現状分析と目標設定

机の配置を考える前に、まず現状の分析と目標設定を行うことが重要です。現在のオフィスレイアウトの問題点や課題を洗い出し、新しいレイアウトで何を達成したいのかを明確にします。 現状分析では、まず、現在の業務フローを確認し、どの部署やチーム間でコミュニケーションが頻繁に行われているかを把握します。次に、現在のレイアウトで従業員が感じている不便さや問題点をヒアリングします。また、スペースの使用効率や共有設備の配置状況なども確認します。 目標設定では、コミュニケーションの活性化を図りたいのか、個人の集中力を高めたいのか、あるいは柔軟な働き方を促進したいのかなど、組織の方針や課題に応じて目標を設定します。また、将来の人員増加や組織変更なども考慮に入れ、柔軟性のあるレイアウトを目指すことも重要です。

業務内容と働き方の分析

効果的な机の配置を実現するためには、組織の業務内容と従業員の働き方を詳細に分析することが不可欠です。それぞれの部署やチームがどのような業務を行っているか、どのような働き方をしているかを把握することで、最適なレイアウトを選択できます。 業務内容の分析では、まず、個人作業とチーム作業の割合を把握します。集中力を要する個人作業が多い場合は、プライバシーを確保できるレイアウトが適しています。一方、チームでの協働が多い場合は、コミュニケーションを促進するレイアウトが効果的です。次に、部署間の連携の頻度や形態を確認します。頻繁に連携が必要な部署は近接して配置することで、効率的な業務遂行が可能です。 働き方の分析では、まず、固定席が必要か、フレキシブルな席の使用が可能かを確認します。在宅勤務やフレックスタイム制を導入している場合は、フリーアドレス型のレイアウトが適している可能性があります。次に、モバイルデバイスの使用状況や、ペーパーレス化の程度を確認します。これらの要素は、必要な収納スペースや配線設計に影響を与えます。

スペースの有効活用

限られたオフィススペースを最大限に活用するためには、効率的なレイアウト設計が不可欠です。スペースの有効活用を図ることで、快適な作業環境を維持しつつ、必要な機能を全て盛り込むことが可能です。 スペースの有効活用を考える際のポイントとしては、以下のようなものがあります。まず、垂直方向の空間を活用することです。高さのある収納棚や、吊り下げ式の収納システムを活用することで、床面積を節約することができます。次に、多機能な家具を選択することです。例えば、収納機能付きのデスクや、ミーティングテーブルとしても使用できるカフェテーブルなど、複数の機能を持つ家具を選ぶことで、スペースを有効活用できます。 また、フレキシブルな空間設計も重要です。可動式のパーティションや、折りたたみ式の家具を活用することで、必要に応じて空間を柔軟に変更することができます。これにより、日々変化する業務ニーズに対応することが可能です。 さらに、デッドスペースの活用も考慮すべきポイントです。例えば、柱の周りや窓際のスペースなど、通常は使いにくいと思われる場所も、適切な設計によって有効活用することができます。これらのスペースを小さな会議スペースや集中ブースとして活用することで、オフィス全体の機能性を高められます。

従業員の意見を集める

オフィスレイアウトを設計する際には、実際にそこで働く従業員の意見を聞くことが非常に重要です。従業員の声を反映させることで、より実用的で快適なオフィスレイアウトを設計する際には、実際にそこで働く従業員の意見を聞くことが非常に重要です。従業員の声を反映させることで、より実用的で快適なオフィス環境を作り出すことができます。また、従業員の意見を尊重することで、新しいレイアウトに対する受け入れやすさも向上します。 従業員の意見聴取を行う際のポイントとしては、以下のようなものがあります。 ・アンケートや個別ヒアリングなど意見を収集する ・理想的なワークスペースについても聞く これにより、新しいレイアウトに対する従業員のニーズや期待を把握できます。 また、部署や役職によって異なるニーズがある可能性も考慮する必要があります。例えば、営業部門と開発部門では理想的なレイアウトが異なる可能性があります。 さらに、経験年数や年齢層によっても、働き方やオフィス環境に対するニーズが異なる可能性があります。これらの多様な意見をバランスよく取り入れることが、全体的に満足度の高いレイアウトの実現につながります。

テストランの実施

新しいオフィスレイアウトを全面的に導入する前に、小規模なテストランを実施することが効果的です。テストランを通じて、新しいレイアウトの効果や問題点を実際に確認し、必要に応じて調整を行うことができます。 テストランを実施する際のポイントとしては、まず、テスト期間と範囲を適切に設定することが必要です。例えば、1つの部署や1フロアだけで1〜3ヶ月程度のテストを行うなど、管理可能な規模で実施します。次に、明確な評価基準を設定することが重要です。生産性の変化、コミュニケーションの頻度、従業員の満足度など、測定可能な指標を用意します。 また、テスト期間中は従業員からのフィードバックを積極的に収集することが大切です。定期的なアンケートや意見交換会を実施し、レイアウトの良い点や改善点を詳細に把握します。さらに、テスト期間中の業務パフォーマンスや従業員の行動パターンを観察し、客観的なデータも収集します。 テストランの結果を踏まえ、必要に応じてレイアウトの微調整や大幅な変更を行います。この過程を通じて、より効果的で従業員に受け入れられやすいレイアウトを実現することができます。

「オフィスエントランス」とは?

そもそも、「オフィスエントランス」とはどのようなものなのでしょうか。まずは、基本的な部分について、ここで確認しておきましょう。

エントランスや受付は会社の顔!

オフィスのエントランスは、その会社の入り口となります。ただし、会社の入り口といっても、エントランスや受付は、それだけの意味で終わるものではありません。エントランスや受付は、いわば会社の顔です。お客様が最初に目にする会社の象徴となります。よって、エントランスや受付の印象がその会社の印象そのものを決定づける大きな要因となる可能性があります。

規模や業態によっても異なる

エントランスや受付の重要性は、その企業の規模や業態によっても異なります。たとえば、ほとんどのお客様が会社に直接足を運ぶことがないのであれば、エントランスや受付をそれほど作り込んでもあまり効果は得られないでしょう。反対に、お客様がしょっちゅう会社にやってくるのであれば、エントランスや受付がしっかりしていないと、相手に不安を与える可能性もあります。会社の規模や業態に合わせたエントランスや受付を用意することが重要です。

最低限の機能は必要

エントランスや受付に最低限必要なものは、何でしょうか。ひとつは、お客様がきたことを知らせるための呼び鈴があげられます。また、エントランスや受付は、ワークスペースと仕切られていることも大切です。お客様をきちんと迎え入れられるような環境を整備しておくことが求められます。

オフィスエントランスのデザイン効果

オフィスエントランスのデザインは、どのような効果をもたらすのでしょうか。オフィスエントランスをどのようにするのか決めるためには、まずはデザインによる効果を理解しておくことが求められます。ここでは、オフィスエントランスのデザイン効果について紹介します。

エントランスに付加価値をつける意味

オフィスエントランスにこだわりを持ち、最低限の機能に加えて付加価値をつけることは、大きな意味があります。オフィスエントランスに付加価値をつければ、お客様から見た企業価値を高めることができるからです。やはりその企業についたときに、素敵なエントランスになっていると、企業に対するイメージは少なからずアップするものです。また、エントランスは社員もよく目にする場所となります。よって、付加価値のあるエントランスであれば、社員の帰属意識やモチベーションなどを高める効果も期待できるでしょう。

機能面も考慮したほうがいい理由

オフィスエントランスについては、機能面もある程度考慮したほうがよいです。まず、訪れたお客様がスムーズに社内の人へ連絡できるよう、内線電話を用意しておくのもひとつの方法です。さらに、立ったまま待たなくていいよう、待合い場を設けておくのもよいでしょう。さらに、応接室や会議室までのアクセスもよいと、お客様に面倒をかける必要がありません。なお、機能面としてはセキュリティもあげることができます。オフィスのセキュリティがしっかりしていたほうが、社員も常に安心して仕事に取り組むことができるはずです。

エントランスデザインをしないとどうなる?

では、反対にエントランスデザインをおこなわなければどうなるのでしょうか。エントランスデザインをしなかった場合、お客様からの印象が大きく変化します。会社の印象について無頓着なイメージをもたれるのは避けられないでしょう。また、場合によっては、客としてきちんと迎え入れられていないという印象をもたれてしまう可能性もあります。

オフィスエントランスのデザインパターン

オフィスのエントランスのデザインは、どのようにおこなえばいいのでしょうか。オフィスエントランスのデザインには、さまざまなパターンがあります。どれが最もよいということはなく、それぞれの企業に合うものを選ぶことが重要です。それぞれの企業によって、必要なオフィスエントランスのデザインは異なります。ここでは、よくあるオフィスエントランスのデザインパターンについて説明するので、実際のオフィスエントランスのデザインを考えるための参考にしてみてください。

企業のアイデンティティを表現する

オフィスエントランスは企業の顔です。そのため、エントランスで企業のアイデンティティを表現するというのもひとつの方法です。具体的には、VI(ヴィジュアルアイデンティティ)やCI(コーポレートアイデンティティ)を意識するとよいでしょう。企業のコーポレートカラーを使い、シンボルマークを掲げたシンプルなデザインを取り入れるケースも多いです。

伝えたい企業イメージを表現する

オフィスエントランスのデザインは、お客様にとって企業の第一印象となります。そのため、伝えたい企業イメージを表現すると、その印象をお客様に強く抱いてもらえる可能性が高くなるでしょう。たとえば、高級感や洗練されたイメージを売りにしているなら、そういった印象のあるデザインを意識してください。反対に、自然なぬくもりや明るさを大切にしているのであれば、それらを重視したデザインを取り入れる必要があります。

商品・サービスを表現する

オフィスエントランスは、その企業そのものを表す場です。企業の主力商品やサービスをそのまま表現するというのも、よくあるオフィスエントランスのデザインの方法です。特に知名度の高い商品やサービスがあるなら、それらをエントランスに掲示するだけで、企業の知名度の高さを表現することにもつながります。

企業の想いをアピールする

オフィスエントランスは、その企業の想いをアピールするための場にもなります。単なる入り口ではなく、ほかの機能をもち合せた場所として捉えることも可能です。たとえば、あえてエントランスにカフェスペースを設けている企業もあります。企業の印象を分かりやすく伝える場として考えてみるのもよいでしょう。

オフィスエントランスのデザインに気を使おう

オフィスエントランスのデザインに気を使おう

オフィスのエントランスは、その企業を表現する顔となります。よって、オフィスエントランスを作るときは、そのデザインにもしっかりとこだわりをもつことを大切にしてください。オフィスエントランスのデザインがイマイチだと、お客様から企業に対するイメージも悪くなってしまう可能性があります。社員はオフィスの中にいることが多いため、エントランスのデザインについてそれほど気がまわらないケースも少なくありません。しかし、お客様の目線を意識して、エントランスのデザインをよく考えてみることはとても重要です。オフィスのエントランスのデザインによってお客様からのイメージがアップすれば、商談にもよい影響が出るかもしれません。オフィスエントランスのデザインに気を使って、素敵なイメージを作りましょう。参考:WEBデザインで人々の生き方・働き方を変えるメディア|日本デザイン

まとめ

オフィスの机の配置やレイアウトは、家具の配置以上の重要性を持っています。適切なレイアウトは、従業員の生産性や満足度を向上させ、企業文化の形成にも大きな影響を与えます。本記事では、島型、同向型、背面型、フリーアドレス型など、様々な机の配置パターンとその特徴について解説しました。また、業務効率化のための配置条件や、オフィスエントランスのデザイン効果についても詳しく見てきました。オフィスレイアウトを検討する際には、自社の業務内容や企業文化、従業員の働き方を十分に分析し、最適なレイアウトを選択することが重要です。さらに、従業員の意見を取り入れ、専門家のアドバイスを活用しながら、段階的にレイアウトを改善していくことが効果的です。快適で効率的なオフィス環境は、企業の競争力向上にもつながります。ぜひ、本記事の内容を参考に、自社に最適なオフィスレイアウトを考えてみてください。

通信講座のSARAスクール編集部
心理カウンセラー資格やリンパケアセラピスト等の体系資格、食育資格などを扱うSARAスクール編集部が運営するコラムです。主に女性向けのキャリアアップやスキル習得を目的とした講座が多く、家事や育児と両立しながら学べる環境が整っています。資格取得を目的とした講座も充実しており、仕事や日常生活に活かすことが可能です。
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